プロジェクト管理を担うPMO（Project Management Office）という役割があります。
このPMOにおける「あるある問題」が「フォルダがごちゃごちゃになること」です。
プロジェクトを進めていくうえで、関係者で情報を共有したり、大切な資料を保存するために共有フォルダを作成することは良くあることです。
しかし、プロジェクトで定まったルールがないとメンバー各人が自由にフォルダを作成していって、統一感のないフォルダ構成ができあがります。
きつねフォルダがカオスだ・・・・。
どこに何が保存されてるか全くわかんない・・・。
このような状況にならないように、PMOがフォルダ構成を定めてしまうことがプロジェクト管理においては重要なのです。
とは言いつつも、PMOという役割を担ったことのある方はこう思うでしょう。
PMOフォルダ構成決めたいけど、どうやって決めよう・・・。
フォルダ構成を定めることについては絶対的な正解がないので悩むのも「あるある問題」です。
今回は、PMO経験のあるコンサルタントの「きつね」が実体験を元にしてオススメの「フォルダ管理の定義」をご紹介します！
プロジェクト管理として「フォルダ構成」を定義せよ
ここでいう“フォルダ管理”というのは、以下の2つの要素で成り立ちます。
“フォルダ管理”を構成する2つの要素
- フォルダ構成の定義
- フォルダ格納ファイルの定義
それぞれについて見ていきましょう。
フォルダ構成の定義
プロジェクトでの情報共有を円滑にするため、「PMOがフォルダ構成を定義」することが大事です。
更に言うと、工程や作業分類毎にフォルダを定義してしまうことで大事です。
例えば、システム開発案件なら開発工程毎に根幹となるフォルダを定義します。
一般的にシステム開発の工程は以下の順番で行われます。
- 要件定義
- 設計
- 開発
- テスト
- 移行・リリース
- 保守運用
更に、「プロジェクト管理」というスケジュール管理やQA管理をするための資料を格納するフォルダも付け加えましょう。
そのうえで、フォルダの表示順番を工程順に保つため、頭に3桁の数字を振っておきます。
フォルダ構成のサンプル
- 000_プロジェクト管理
- 001_要件定義
- 002_設計
- 003_開発
- 004_テスト
- 005_移行・リリース
- 006_保守運用
上記のような「フォルダ構成」をExcelで作ってしまい、関係者に展開します。
プロジェクト管理の一環でナレッジ整理や資料整理をしていく中で、「自動で情報が集まるように管理してしまおう！」と思いついたのが始まりです。
フォルダ構造というのは明確なルールを決めすぎても使いにくいものです。
逆にルールがない場合や緩すぎると、プロジェクト管理の現場にカオスが生まれます。
適度な粒度で（第2階層までを目途に）フォルダ構成を定義することが肝です。
この方法なら新人でも容易くできますし、面倒なフォルダ整理や資料整理をやってくれるということで評価も上がると思います。
次は「各フォルダにどのような資料を保存するか」を定義しまよう。
フォルダ格納ファイルの定義
担当者の感覚でも良いので、プロジェクトの各工程に対応するフォルダに入れるべき資料を考えてみましょう。
システム開発プロジェクトにおいては以下のようなイメージです。
フォルダ構成に格納する資料を定義
- 000_プロジェクト管理：マスタスケジュール、WBS、課題管理表、QA表
- 001_要件定義：要求事項、要件定義書
- 002_設計：外部設計書、内部設計書
- 003_開発：ソースコード、レビュー・指摘表
- 004_テスト：テスト計画、テストケース、テスト手順書、テスト結果
- 005_移行・リリース：移行計画、本番テストケース
- 006_保守運用：保守運用体制、連絡フロー
メモ帳やExcelで上記の内容をプロジェクトメンバーに展開して、「この定義を意識してフォルダに資料を入れる」するように依頼してください。
あとは各フォルダの直下に、「このフォルダに格納する資料は何か」を端的にまとめてフォルダ名にした“空フォルダ”を最初から格納しておきましょう。
以下のようなイメージです。
こうすることで、「“000_プロジェクト管理”のフォルダには、スケジュールやWBSを格納する」ということが常に分かるようになります。
1点コツがあって、空フォルダのフォルダ名冒頭に “ ! ” を付けることです。
正確には記号であれば基本的になんでも大丈夫です。
記号をフォルダ名に付けることで、並べ替えをしたときに一番上に並ぶようになります。
一番上に「どのような資料を格納するか」が書いてあるので、プロジェクトメンバーのそれぞれが資料を格納するフォルダとして適しているかを判断しやすくなります。
これで、PMO（あなた）が定義したフォルダ構造に情報が勝手に集まる土台ができました。
あとはPMO（あなた）が管理をしやすいように、定期的に資料の保存場所をメンテナンスすれば良いのです。
「PMOなら情報を知っている→情報が集まる」の好循環を
あなたの部署やプロジェクトにも「あの人に聞けば何かしら知ってるだろう」という人がいると思います。
周りからすると凄く頼りになるし、その人に情報が集まるというイメージを皆が持っているので、更に情報がその人に集まる好循環が生まれます。
なぜ、それ程までに仕事に関する情報を持っているのでしょうか？
それはフォルダ構成と格納されている資料が頭に入っているので、知りたい情報・質問された情報をすぐに探すことができるだけなのです。
しかしながら、情報をすぐに見つけられる・アクセスできるということは結構重要なスキルなので、これができると周囲の人間から頼られます。
情報を管理して、すぐにアクセスできるということは、プロジェクト管理を担うPMOであれば暗黙的に期待される役割になります。
どのプロジェクトでも行っている「あの人なら知っている」ポジションです。
そうなる為に編み出したコツが、実はこの記事でご紹介したフォルダ構造・資料管理なのです。
既に出来上がったフォルダを整理するというのは心折れるものがあるので、なるべく資料が少ない段階でやるのが大事ですよ。
今日は「フォルダ構成・格納資料の定義＝ナレッジマネジメント」と覚えてもらえれば嬉しいです。
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